Faktura potwierdzająca sprzedaż, ma moc prawną bez względu na to, czy została podpisana i podstemplowana pieczątką przez wystawcę. Precyzyjne informacje odnośnie danych, które muszą być uwzględnione na wystawianej przez sprzedawcę fakturze, można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Należy jednak zaznaczyć, że wspomniane przepisy nie zabraniają zamieszczania na dokumencie innych – dodatkowych elementów.
Obowiązkowe elementy faktury VAT
Standardowo, rozporządzenie wymienia te części faktury, które są konieczne do prawidłowegorozliczenia podatku VAT, ewentualnie mogą służyć też do obliczenia na jej podstawie zobowiązania w podatku dochodowym. Należy mieć na uwadze, że wraz z początkiem 2013 roku, treść rozporządzenia została znowelizowana. W związku z tym, prawidłowo wystawiona faktura zawiera:
– datę wystawienia dokumentu,
– kolejny numer, nadany w ramach jednej lub kilku serii, który pozwala precyzyjnie zidentyfikować fakturę,
– imiona i nazwiska bądź też nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług jak również ich adresy,
– numery identyfikacyjne do podatku, zarówno podatnika oraz nabywcy towarów lub usług (jeżeli transakcja dokonywana jest z zagranicznym odbiorcą, numer musi być poprzedzony literami PL; analogicznie dla numeru odbiorcy),
– datę transakcji dostawy towarów albo wykonania usług, ewentualnie otrzymania przedpłaty, zaliczki, zadatku czy raty, o ile taka data jest określona i jest inna od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok, w którym dokonano sprzedaży,
– nazwę towaru / usługi,
– ilość i miarę dostarczanych towarów lub zakres wykonywanych usług,
– cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
– kwoty wszystkich rabatów, w tym za wcześniejszą zapłatę, jeśli nie zostały one uwzględnione w jednostkowej cenie netto,
– wartość netto dostarczonych towarów / wykonanych usług, objętych transakcją,
– stawkę podatku,
– sumę wartości sprzedaży netto z zachowaniem podziału na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
– kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
– kwotę należności ogółem.
W tym miejscu trzeba również zauważyć, że w poszczególnych przypadkach obowiązują też dodatkowe, specjalne elementy (np. wyraz „metoda kasowa”, jeśli wystawiającym jest mały podatnik, czy też fraza „procedura marży dla biur podróży” w momencie świadczenia usług turystyki).
Z podpisem czy bez?
W związku z powyższym, można zauważyć, że przepisy nie wymagają, od podatnika składania podpisu na fakturze, czy tez stawiania pieczątki. Jeżeli dokument będzie zawierał wymienione wcześniej elementy, będzie wówczas stanowić podstawę wszystkich czynności księgowych i podatkowych. Jakkolwiek nie ma zakazu podpisywania czy też stemplowania faktur. Stąd, przedsiębiorcy, chcący np. dodatkowo uprawdopodobnić jej autentyczność, mogą złożyć na niej podpis i pieczątkę. Jeżeli przedsiębiorca ze względów bezpieczeństwa chce podpisywać faktury, a kontrahent wyraża na to zgodę, to nic nie stoi na przeszkodzie by uzgodnić, że tak właśnie będą sporządzane dokumenty. Natomiast trzeba mieć świadomość, że nie jest to wymagane przepisami.
